De 13 gode fif for mailbrugere

 

 

1. Ekspeditionstid for mailbesvarelser må forventes at være 2-3 dage. Begræns brugen af "urgent"-markering af mails, anfør hellere deadline i subject-linjen. Er omgående attention nødvendig, så ring først for at sikre dig, at personen er til stede.

 

2. Modtagerlisten vælges omhyggeligt - pas på med at bruge "Replay to all". Send "To" til dem, der skal tage action og "Cc" til dem, der blot skal holdes informeret.

 

3. Afsæt Faste perioder på dagen, hvor du tjekker hhv. ikke tjekker mails, og lad dine kolleger vide, at det er sådan, du arbejder.

4. Ironi og humor udelades. Skriv ikke mails, når du er vred. Husk, at store bogstaver opfattes som råb af modtageren.

 

5. Læs din mail igennem, inden du afsender den, og husk at vedhæfte (de rigtige) dokumenter.

6. Subject-tekst bør overvejes nøje - tilstræb brug af nøgleord, som senere kan bruges som søgeord. Når du svarer på en e-mail, så tjek om subject-teksten stadig er dækkende. En kort besked, som kan være i subject-linjen, afsluttes med "hilsen afsendernavn", så ved modtageren, at beskeden er slut.

 

7. Meddel fravær ved brug af "out of office", når du er væk fra din plads en dag eller mere.

8. Afstå fra at skrive personlige ting i en mail. Det kan havne i forkerte hænder, før du ved af det.

 

9. Rigtigt valg af medie til din besked bør overvejes. Det kan være både hurtigere og mere personligt at ringe op.

10. Tag den tid, det tager at skrive klart, specifikt og kortfattet. Det vil spare tid for modtageren og spare dig selv for senere ærgrelser.

 

11. Irrelevant forudgående information slettes, før du videresender mailkorrespondance.

12. Et spørgsmål pr. mail, og hvis det ikke er muligt, så brug punktform.

 

13. Skriv tydelig afsender på dine mail - gå ind i Outlook (ind i funktioner/Autosignatur -her kan du selv vælge hvordan du vil have signaturen). Signaturen skal indeholde navn, evt. titel og telefonnummer.